Proo Booking - Politica de confidentialitate B2B

Data versiunii: 11 iunie 2026

Aceasta politica explica modul in care HOP Training SRL prelucreaza datele personale in relatia sa comerciala B2B privind Proo Booking.

HOP Training SRL, societate romana cu nr. de inregistrare J03/998/2021, CUI 44131318, cu sediul in Arges, Sat Valea Mare Podgoria, Strada Morii 33, Romania, actioneaza ca operator pentru datele descrise in acest document atunci cand gestioneaza contactele comerciale, conturile clientilor, facturarea, suportul si serviciile comerciale asociate Proo Booking.

Aceasta politica nu inlocuieste politicile pe care clientii Proo Booking trebuie sa le publice pentru propriii lor utilizatori finali, pacienti sau vizitatori.

1. Cui se aplica

Aceasta politica se aplica persoanelor fizice care interactioneaza cu noi in contextul utilizarii comerciale a Proo Booking, inclusiv:

• reprezentanti ai societatilor, cabinetelor, clinicilor sau altor clienti B2B;

• persoane de contact pentru vanzare, onboarding, suport sau facturare;

• utilizatori administratori ai produsului, atunci cand contul sau relatia comerciala este gestionata de noi;

• persoane care ne contacteaza pentru oferte, demo, implementare sau suport tehnic.

2. Ce tipuri de date putem prelucra

In functie de interactiunea concreta, putem prelucra:

• date de identificare si contact, precum nume, functie, companie, email, telefon si date de facturare;

• informatii contractuale si comerciale, precum planul ales, istoricul reinnoirilor, facturile, platile si comunicarile aferente;

• date de cont si acces, precum identificatori tehnici de cont, chei de licentiere, starea abonamentului si informatii necesare validarii dreptului de utilizare;

• date tehnice generate de serviciile comerciale asociate produsului, inclusiv verificari de licenta sau abonament, loguri tehnice, semnale de sanatate a serviciului si rapoarte de eroare;

• date strict necesare pentru executarea unor functii cloud asociate produsului, inclusiv metadate de notificare, date de rutare si continut tranzitoriu al mesajelor atunci cand acestea trebuie procesate pentru trimitere sau retrimitere;

• date din tichete de suport, emailuri, fisiere atasate, capturi, exporturi sau alte materiale pe care ni le trimiteti voluntar in context de asistenta;

• date pe care le putem accesa incidental daca ne solicitati interventie tehnica asupra implementarii voastre.

3. De unde provin datele

Datele pot proveni:

• direct de la voi, prin formulare, email, telefon, demo, onboarding sau suport;

• din relatia contractuala si documentele de facturare;

• din verificarile tehnice necesare pentru activarea sau mentinerea serviciilor comerciale asociate abonamentului;

• din jurnalizarea tehnica si monitorizarea necesara securitatii, depanarii si administrarii serviciilor noastre.

4. De ce prelucram aceste date

Putem folosi datele pentru:

• a raspunde solicitarilor de demo, oferta sau informatii comerciale;

• a incheia, executa si administra relatia contractuala;

• a emite facturi, a gestiona platile, reinnoirile si suspendarile;

• a furniza update-uri, suport si comunicari operationale;

• a valida licenta sau abonamentul si, dupa caz, accesul la frontendurile ori scripturile livrate separat;

• a opera functii cloud asociate produsului, inclusiv livrarea unor notificari sau executii auxiliare legate de abonament;

• a investiga probleme tehnice, incidente de securitate sau abuzuri;

• a ne conforma obligatiilor legale, fiscale si contabile;

• a pastra o evidenta rezonabila a relatiei comerciale si a istoricului de suport.

5. Temeiuri juridice

In functie de situatie, prelucrarea poate avea la baza:

• demersuri precontractuale realizate la cererea voastra;

• executarea contractului sau a relatiei comerciale;

• obligatii legale aplicabile noua;

• interesul nostru legitim de a securiza, administra si imbunatati serviciile comerciale si suportul furnizate clientilor B2B.

6. Date ale clientilor finali si roluri GDPR

Pentru implementarile self-hosted standard, datele clientilor finali, pacientilor sau utilizatorilor vostri raman, de regula, in infrastructura controlata de client. In aceasta configuratie, nu devenim in mod automat operator pentru datele de booking colectate prin site-ul vostru doar pentru ca furnizam pluginul sau servicii comerciale aferente.

Totusi, in anumite situatii putem primi sau accesa incidental astfel de date, de exemplu prin tichete de suport, copii de configurare, loguri sau interventii tehnice cerute de client. In aceste cazuri, actionam numai in scopul furnizarii asistentei, in limitele necesare si, atunci cand este cazul, in baza instructiunilor clientului.

Daca natura colaborarii o impune, partile pot incheia separat un acord de prelucrare a datelor.

7. Integrari terte, inclusiv Google Calendar si Google Meet

Proo Booking poate fi folosit impreuna cu servicii terte precum Google Calendar, Google Meet, servicii de email, servicii SMS, dispozitive conectate pentru notificari, procesatori de plati sau instrumente de monitorizare.

Atunci cand un client activeaza astfel de integrari, datele aferente pot fi prelucrate pentru functionalitati precum:

• validarea disponibilitatii si sincronizarea calendaristica;

• crearea sau actualizarea evenimentelor;

• generarea linkurilor pentru intalniri online;

• livrarea notificarilor sau procesarea platilor;

• diagnosticarea problemelor tehnice.

Atunci cand sunt active functii SMS sau notificari similare operate prin infrastructura noastra, continutul mesajelor poate fi procesat tranzitoriu numai cat este necesar pentru trimitere sau retrimitere. Nu pastram continutul SMS-urilor ca arhiva de mesaje, dar putem pastra loguri tehnice si de livrare legate de trimitere, stare, performanta sau depanare.

Daca un client foloseste o aplicatie SMS instalata pe propriul telefon sau pe un dispozitiv de business, Proo nu acceseaza agenda telefonului, istoricul mesajelor, jurnalul de apeluri, fisierele sau alte date fara legatura cu SMS-ul trimis. Sunt transmise sau procesate numai informatiile strict necesare pentru expedierea mesajului solicitat prin integrarea respectiva.

Datele obtinute prin Google APIs sunt folosite numai pentru functionalitati legate de calendar, evenimente si intalniri aferente produsului. Aceste date nu sunt folosite pentru dezvoltarea, imbunatatirea sau antrenarea unor modele AI sau ML generalizate.

8. Cui putem divulga datele

Nu vindem date personale. Le putem divulga numai in masura necesara catre:

• persoane din echipa Proo implicate in vanzare, suport, operare sau administrare;

• furnizori de hosting si infrastructura;

• furnizori de email tranzactional sau comunicari operationale;

• furnizori de SMS, gateway-uri de notificare sau servicii tehnice similare;

• procesatori de plati, daca relatia comerciala implica astfel de servicii;

• furnizori de monitorizare, logare sau gestionare a incidentelor;

• furnizori terti de integrare, precum Google, atunci cand activati acele integrari;

• autoritati sau consultanti atunci cand legea ne obliga sau cand este necesar pentru apararea unui drept.

9. Cat timp pastram datele

Pastram datele atat timp cat este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate, pentru administrarea relatiei comerciale si pentru respectarea obligatiilor legale.

In mod uzual:

• datele de cont, contractare si facturare se pastreaza pe durata relatiei comerciale si ulterior atat cat cer regulile fiscale, contabile sau de aparare a drepturilor;

• tichetele de suport, logurile si materialele tehnice se pot pastra cat este necesar pentru rezolvarea incidentelor, pentru istoric operational rezonabil si pentru securitate;

• logurile de livrare, performanta si monitorizare pentru functiile cloud de notificare se pot pastra atat timp cat sunt necesare pentru functionare, verificare, securitate, depanare si evidenta operationala rezonabila;

• datele accesate incidental in context de suport nu sunt pastrate mai mult decat este necesar pentru interventia ceruta, cu exceptia cazurilor in care trebuie retinute pentru dovezi tehnice, securitate sau obligatii legale.

10. Transferuri internationale

In masura in care folosim furnizori sau servicii cu infrastructura situata in afara Romaniei sau a Spatiului Economic European, vom urmari sa existe un mecanism legal adecvat pentru transferul datelor, conform legislatiei aplicabile.

11. Drepturile persoanelor vizate

In conditiile prevazute de lege, puteti solicita acces la date, rectificarea lor, stergerea atunci cand este aplicabila, restrictionarea prelucrarii, opozitia la anumite prelucrari si, unde este relevant, portabilitatea datelor. Aveti si dreptul de a formula o plangere la autoritatea competenta pentru protectia datelor.

12. Securitate

Aplicam masuri tehnice si organizatorice rezonabile pentru a proteja datele impotriva accesului neautorizat, utilizarii abuzive, distrugerii sau divulgarii nepermise.

13. Contact

Pentru intrebari legate de aceasta politica sau pentru exercitarea drepturilor privind protectia datelor, ne puteti contacta la contact@proo.ro.