Proo Booking - Politica de confidentialitate B2B

Data versiunii: 15 iunie 2026

Aceasta politica explica modul in care HOP Training SRL prelucreaza datele personale in relatia sa comerciala B2B privind Proo Booking.

HOP Training SRL, societate romana cu nr. de inregistrare J03/998/2021, CUI 44131318, cu sediul in Arges, Sat Valea Mare Podgoria, Strada Morii 33, Romania, actioneaza ca operator pentru datele descrise in acest document atunci cand gestioneaza contactele comerciale, conturile clientilor, facturarea, suportul si serviciile comerciale asociate Proo Booking.

Aceasta politica nu inlocuieste politicile pe care clientii Proo Booking trebuie sa le publice pentru propriii lor utilizatori finali, pacienti sau vizitatori.

1. Cui se aplica

Aceasta politica se aplica persoanelor fizice care interactioneaza cu noi in contextul utilizarii comerciale a Proo Booking, inclusiv:

• reprezentanti ai societatilor, cabinetelor, clinicilor sau altor clienti B2B;

• persoane de contact pentru vanzare, onboarding, suport sau facturare;

• utilizatori administratori ai produsului, atunci cand contul sau relatia comerciala este gestionata de noi;

• persoane care ne contacteaza pentru oferte, demo, implementare sau suport tehnic.

2. Ce tipuri de date putem prelucra

In functie de interactiunea concreta, putem prelucra:

• date de identificare si contact, precum nume, functie, companie, email, telefon si date de facturare;

• informatii contractuale si comerciale, precum planul ales, istoricul reinnoirilor, facturile, platile si comunicarile aferente;

• date de cont si acces, precum identificatori tehnici de cont, chei de licentiere, starea abonamentului si informatii necesare validarii dreptului de utilizare;

• date tehnice generate de serviciile comerciale asociate produsului, inclusiv verificari de licenta sau abonament, loguri tehnice, semnale de sanatate a serviciului si rapoarte de eroare;

• date strict necesare pentru executarea unor functii cloud asociate produsului, inclusiv metadate de notificare, date de rutare si continut tranzitoriu al mesajelor atunci cand acestea trebuie procesate pentru trimitere sau retrimitere;

• date din tichete de suport, emailuri, fisiere atasate, capturi, exporturi sau alte materiale pe care ni le trimiteti voluntar in context de asistenta;

• date pe care le putem accesa incidental daca ne solicitati interventie tehnica asupra implementarii voastre.

3. De unde provin datele

Datele pot proveni:

• direct de la voi, prin formulare, email, telefon, demo, onboarding sau suport;

• din relatia contractuala si documentele de facturare;

• din verificarile tehnice necesare pentru activarea sau mentinerea serviciilor comerciale asociate abonamentului;

• din jurnalizarea tehnica si monitorizarea necesara securitatii, depanarii si administrarii serviciilor noastre.

4. De ce prelucram aceste date

Putem folosi datele pentru:

• a raspunde solicitarilor de demo, oferta sau informatii comerciale;

• a incheia, executa si administra relatia contractuala;

• a emite facturi, a gestiona platile, reinnoirile si suspendarile;

• a furniza update-uri, suport si comunicari operationale;

• a valida licenta sau abonamentul si, dupa caz, accesul la frontendurile ori scripturile livrate separat;

• a opera functii cloud asociate produsului, inclusiv livrarea unor notificari sau executii auxiliare legate de abonament;

• a investiga probleme tehnice, incidente de securitate sau abuzuri;

• a ne conforma obligatiilor legale, fiscale si contabile;

• a pastra o evidenta rezonabila a relatiei comerciale si a istoricului de suport.

5. Temeiuri juridice

In functie de situatie, prelucrarea poate avea la baza:

• demersuri precontractuale realizate la cererea voastra;

• executarea contractului sau a relatiei comerciale;

• obligatii legale aplicabile noua;

• interesul nostru legitim de a securiza, administra si imbunatati serviciile comerciale si suportul furnizate clientilor B2B.

6. Date ale clientilor finali si roluri GDPR

Pentru implementarile self-hosted standard, datele clientilor finali, pacientilor sau utilizatorilor vostri raman, de regula, in infrastructura controlata de client. In aceasta configuratie, nu devenim in mod automat operator pentru datele de booking colectate prin site-ul vostru doar pentru ca furnizam pluginul sau servicii comerciale aferente.

Totusi, in anumite situatii putem primi sau accesa incidental astfel de date, de exemplu prin tichete de suport, copii de configurare, loguri sau interventii tehnice cerute de client. In aceste cazuri, actionam numai in scopul furnizarii asistentei, in limitele necesare si, atunci cand este cazul, in baza instructiunilor clientului.

Daca natura colaborarii o impune, partile pot incheia separat un acord de prelucrare a datelor.

7. Integrari terte, inclusiv Google Calendar si Google Meet

Proo Booking poate fi folosit impreuna cu servicii terte precum Google Calendar, Google Meet, servicii de email, servicii SMS, dispozitive conectate pentru notificari, procesatori de plati sau instrumente de monitorizare.

Atunci cand un client activeaza astfel de integrari, datele aferente pot fi prelucrate pentru functionalitati precum:

• validarea disponibilitatii si sincronizarea calendaristica;

• crearea sau actualizarea evenimentelor;

• generarea linkurilor pentru intalniri online;

• livrarea notificarilor sau procesarea platilor;

• diagnosticarea problemelor tehnice.

Atunci cand sunt active functii SMS sau notificari similare operate prin infrastructura noastra, continutul mesajelor poate fi procesat tranzitoriu numai cat este necesar pentru trimitere sau retrimitere. Nu pastram continutul SMS-urilor ca arhiva de mesaje, dar putem pastra loguri tehnice si de livrare legate de trimitere, stare, performanta sau depanare.

Daca un client foloseste o aplicatie SMS instalata pe propriul telefon sau pe un dispozitiv de business, Proo nu acceseaza agenda telefonului, istoricul mesajelor, jurnalul de apeluri, fisierele sau alte date fara legatura cu SMS-ul trimis. Sunt transmise sau procesate numai informatiile strict necesare pentru expedierea mesajului solicitat prin integrarea respectiva.

Datele obtinute prin Google APIs sunt folosite numai pentru functionalitati legate de calendar, evenimente si intalniri aferente produsului. Aceste date nu sunt folosite pentru dezvoltarea, imbunatatirea sau antrenarea unor modele AI sau ML generalizate.

8. Cui putem divulga datele

Nu vindem date personale. Le putem divulga numai in masura necesara catre:

• persoane din echipa Proo implicate in vanzare, suport, operare sau administrare;

• furnizori de hosting si infrastructura;

• furnizori de email tranzactional sau comunicari operationale;

• furnizori de SMS, gateway-uri de notificare sau servicii tehnice similare;

• procesatori de plati, daca relatia comerciala implica astfel de servicii;

• furnizori de monitorizare, logare sau gestionare a incidentelor;

• furnizori terti de integrare, precum Google, atunci cand activati acele integrari;

• autoritati sau consultanti atunci cand legea ne obliga sau cand este necesar pentru apararea unui drept.

9. Cat timp pastram datele

Pastram datele atat timp cat este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate, pentru administrarea relatiei comerciale si pentru respectarea obligatiilor legale.

In mod uzual:

• datele de cont, contractare si facturare se pastreaza pe durata relatiei comerciale si ulterior atat cat cer regulile fiscale, contabile sau de aparare a drepturilor;

• tichetele de suport, logurile si materialele tehnice se pot pastra cat este necesar pentru rezolvarea incidentelor, pentru istoric operational rezonabil si pentru securitate;

• logurile de livrare, performanta si monitorizare pentru functiile cloud de notificare se pot pastra atat timp cat sunt necesare pentru functionare, verificare, securitate, depanare si evidenta operationala rezonabila;

• datele accesate incidental in context de suport nu sunt pastrate mai mult decat este necesar pentru interventia ceruta, cu exceptia cazurilor in care trebuie retinute pentru dovezi tehnice, securitate sau obligatii legale.

10. Transferuri internationale

In masura in care folosim furnizori sau servicii cu infrastructura situata in afara Romaniei sau a Spatiului Economic European, vom urmari sa existe un mecanism legal adecvat pentru transferul datelor, conform legislatiei aplicabile.

11. Drepturile persoanelor vizate

In conditiile prevazute de lege, puteti solicita acces la date, rectificarea lor, stergerea atunci cand este aplicabila, restrictionarea prelucrarii, opozitia la anumite prelucrari si, unde este relevant, portabilitatea datelor. Aveti si dreptul de a formula o plangere la autoritatea competenta pentru protectia datelor.

12. Securitate

Aplicam masuri tehnice si organizatorice rezonabile pentru a proteja datele impotriva accesului neautorizat, utilizarii abuzive, distrugerii sau divulgarii nepermise.

13. Contact

Pentru intrebari legate de aceasta politica sau pentru exercitarea drepturilor privind protectia datelor, ne puteti contacta la contact@proo.ro.

Acest document descrie conditiile comerciale generale aplicabile companiilor si profesionistilor care achizitioneaza abonamente pentru Proo Booking.

Proo Booking este oferit de HOP Training SRL, societate romana cu nr. de inregistrare J03/998/2021, CUI 44131318, cu sediul in Arges, Sat Valea Mare Podgoria, Strada Morii 33, Romania, denumita in continuare Proo sau noi.

1. Cui se aplica

Acesti termeni se aplica utilizarii comerciale a Proo Booking de catre persoane juridice, PFA-uri, cabinete, clinici, saloane, agentii sau alti profesionisti care cumpara un plan lunar sau anual.

Acesti termeni nu sunt termenii de utilizare ai site-ului public proo.ro. Pentru site-ul public si continutul sau informativ se aplica termenii separati publicati pe proo.ro.

2. Ce este Proo Booking

Proo Booking este un produs software pentru programari online, livrat in principal ca plugin WordPress self-hosted, impreuna cu servicii comerciale asociate, precum:

• acces la actualizari ale produsului, conform planului ales;

• suport tehnic pentru instalare, configurare si utilizare, in limite rezonabile;

• documentatie, materiale de onboarding si comunicari operationale;

• acces la anumite componente frontend livrate separat de instalarea locala a pluginului, atunci cand arhitectura produsului sau planul comercial functioneaza astfel;

• acces la anumite functii cloud asociate produsului, inclusiv functii de notificare sau executie auxiliare atunci cand acestea sunt oferite ca parte din abonament;

• alte servicii sau componente mentionate expres in oferta comerciala, pagina de preturi sau acordul dedicat.

Daca nu este convenit altfel in scris, abonamentul nu include hosting, administrare WordPress, mentenanta completa a infrastructurii clientului, servicii DevOps, configurare avansata, migrari complexe sau servicii profesionale extinse.

3. Acceptare si eligibilitate

Prin achizitionarea, activarea sau folosirea unui abonament Proo Booking, confirmi ca:

• actionezi in numele unei entitati sau in interes profesional propriu;

• ai autoritatea necesara pentru a accepta acesti termeni;

• vei folosi produsul in scopuri legale si conforme cu documentatia si politicile comunicate de noi.

4. Comenzi, abonamente, facturare si reinnoire

Planul, pretul, numarul de site-uri sau implementari acoperite, eventualele limite functionale si serviciile incluse pot fi stabilite prin pagina de preturi, oferta comerciala, factura proforma, comanda acceptata sau acord separat.

Cu exceptia cazului in care se mentioneaza altfel in oferta aplicabila:

• abonamentele sunt lunare sau anuale;

• abonamentele se reinnoiesc automat pana la anulare;

• poate exista o perioada de test sau o perioada promotionala, conform ofertei active la momentul achizitiei;

• neplata la scadenta poate duce la suspendarea accesului la actualizari, suport sau servicii asociate;

• eventualele rambursari se analizeaza de la caz la caz si nu sunt garantate automat.

Clientul este responsabil pentru corectitudinea datelor de facturare si pentru plata la termen a sumelor datorate. Daca legea cere, preturile se completeaza cu TVA si alte taxe aplicabile.

5. Licente open-source si componente comerciale

In masura in care pluginul, bibliotecile sau anumite componente ale produsului sunt distribuite sub GPL ori sub alte licente open-source, acele componente raman guvernate de licentele respective.

Acesti termeni reglementeaza in principal relatia comerciala dintre parti, inclusiv accesul la actualizari distribuite de noi, suport, servicii asociate, documentatie proprietara, materiale operationale, elemente de brand, frontenduri sau scripturi livrate separat si orice componente comerciale sau servicii suplimentare oferite in baza abonamentului.

Incetarea abonamentului nu sterge automat instalarea self-hosted deja existenta, dar poate opri accesul la update-uri, suport, componente comerciale, servicii asociate si alte beneficii ale planului activ.

In special, daca anumite componente frontend sunt livrate separat de pluginul instalat local, inclusiv interfata de administrare, frontendul de booking sau portalul providerilor, accesul la acele scripturi, bundle-uri sau resurse poate fi suspendat sau oprit la suspendarea ori incetarea abonamentului.

6. Obligatiile clientului

Clientul ramane responsabil pentru propria infrastructura si pentru modul concret in care foloseste produsul. In special, clientul este responsabil pentru:

• gazduirea, administrarea, securitatea si backup-urile site-ului sau WordPress;

• configurarea corecta a emailului, domeniului, pluginurilor terte si a celorlalte servicii folosite in implementare;

• legalitatea continutului publicat, a formularelor, a mesajelor, a campurilor colectate si a fluxurilor de booking;

• obtinerea tuturor informatiilor, notificarilor, temeiurilor legale si acordurilor necesare pentru prelucrarea datelor clientilor finali sau pacientilor;

• respectarea legislatiei aplicabile domeniului propriu, inclusiv reguli de protectie a datelor, fiscalitate, sanatate, telemedicina, publicitate sau consumatori, dupa caz.

7. Date personale si roluri GDPR

Pentru implementarile self-hosted standard, datele clientilor finali, pacientilor si programarilor raman, in mod obisnuit, in infrastructura controlata de client. In aceasta configuratie, clientul este in principal operatorul pentru datele colectate prin propriul website si propriul flux de booking.

Proo nu devine in mod automat operator pentru datele de booking ale clientului doar prin faptul ca livreaza pluginul sau update-uri. Totusi, putem prelucra anumite categorii limitate de date, precum:

• date de cont, facturare si contact ale clientului contractual;

• tichete de suport, cereri de asistenta si comunicari tehnice;

• loguri, fisiere, copii de configurare sau mostre de date trimise de client catre suport;

• date accesate incidental atunci cand clientul ne cere explicit asistenta tehnica asupra implementarii sale.

Atunci cand prelucram date in numele clientului, o facem numai in scopul furnizarii serviciilor cerute, conform instructiunilor rezonabile ale clientului si cu masuri de securitate adecvate. Daca natura serviciilor o cere, partile pot incheia separat un acord de prelucrare a datelor.

8. Integrari terte, inclusiv Google Calendar si Google Meet

Proo Booking poate integra servicii terte precum Google Calendar, Google Meet, Zoom, gateway-uri de plata, servicii de email, servicii SMS, dispozitive conectate pentru trimitere de notificari sau alte servicii similare, inclusiv prin functii cloud operate de noi.

Daca clientul activeaza o integrare, clientul este responsabil pentru:

• alegerea serviciului tert si acceptarea termenilor acelui furnizor;

• configurarea corecta a conturilor autorizate;

• informarea utilizatorilor finali cu privire la integrarea respectiva, atunci cand este necesar;

• utilizarea numai a permisiunilor necesare scopului operational urmarit.

Pentru functiile Google activate la cererea clientului, datele obtinute prin Google APIs sunt folosite exclusiv pentru functionalitati legate de programari, disponibilitate, actualizarea evenimentelor si, dupa caz, generarea linkurilor Google Meet aferente programarilor. Aceste date nu sunt folosite pentru dezvoltarea, imbunatatirea sau antrenarea unor modele AI sau ML generalizate.

Daca clientul alege trimiterea SMS printr-o aplicatie instalata pe telefonul sau dispozitivul de business, integrarea este folosita exclusiv pentru expedierea mesajelor cerute de client. Proo nu acceseaza agenda telefonului, istoricul mesajelor, jurnalul de apeluri, fisierele sau alte date ale utilizatorului de pe acel dispozitiv, in afara informatiilor strict necesare pentru trimiterea SMS-ului.

9. Disponibilitate, suport si limitari tehnice

Depunem eforturi rezonabile pentru a furniza update-uri si suport conform planului achizitionat, dar nu garantam ca produsul va functiona fara intreruperi sau fara incompatibilitati in orice combinatie de hosting, tema, pluginuri terte, configuratii custom sau modificari facute de client ori de terti.

Suntem responsabili pentru produsul pe care il livram, dar nu pentru infrastructura clientului, pentru servicii terte, pentru indisponibilitati ale furnizorilor externi sau pentru probleme cauzate de configuratii, accesuri ori interventii care nu ne apartin.

10. Suspendare si incetare

Putem suspenda sau limita accesul la servicii comerciale asociate abonamentului daca:

• facturile nu sunt platite la termen;

• produsul este folosit intr-un mod abuziv, ilegal sau care afecteaza securitatea noastra ori a altor clienti;

• avem motive rezonabile sa credem ca folosirea produsului incalca acesti termeni sau legea.

O astfel de suspendare sau incetare poate include si dezactivarea accesului la frontendurile sau scripturile livrate separat de instalarea locala a pluginului, inclusiv admin frontend, booking frontend si provider portal frontend.

De asemenea, suspendarea sau incetarea poate include oprirea unor functii cloud asociate produsului, inclusiv trimiterea de SMS, notificari sau alte executii auxiliare operate prin infrastructura noastra ori prin furnizori terti configurati in cadrul abonamentului.

Clientul poate renunta la reinnoirea automata conform fluxului comercial aplicabil sau printr-o notificare transmisa la adresa de contact indicata in documentele contractuale. La incetare, drepturile si obligatiile deja nascute raman aplicabile, inclusiv cele privind plata, confidentialitatea, raspunderea si protectia datelor.

11. Proprietate intelectuala si materiale Proo

Brandul Proo, documentatia proprietara, materialele comerciale, textele, grafica, exemplele si orice alte elemente furnizate de noi in afara componentelor open-source raman proprietatea noastra sau a licentiatorilor nostri.

Clientul nu poate folosi marcile, identitatea vizuala sau materialele noastre in mod care creeaza impresia unui parteneriat, reseller oficial sau afiliere, daca aceasta relatie nu a fost agreata expres.

12. Limitarea raspunderii

In masura permisa de lege, Proo nu raspunde pentru pierderi indirecte, pierderi de profit, pierderi de oportunitate, date pierdute din cauza infrastructurii clientului ori a unor terti, sau pentru consecinte rezultate din utilizarea necorespunzatoare a produsului.

Clientul intelege ca Proo Booking este un instrument software si ca responsabilitatea pentru serviciile oferite clientilor finali, pacientilor sau vizitatorilor sai apartine clientului, nu Proo.

13. Modificarea termenilor

Putem actualiza acesti termeni atunci cand produsul, modelul comercial sau cadrul legal se schimba. Versiunea publicata sau comunicata de noi la data reinnoirii ori a folosirii serviciilor este versiunea aplicabila, in lipsa unui acord separat care prevede altfel.

14. Lege aplicabila si contact

Acesti termeni sunt guvernati de legea romana. Orice disputa se va incerca mai intai a fi rezolvata amiabil, prin contact direct intre parti.

Pentru intrebari legate de acesti termeni, ne poti contacta la contact@proo.ro.